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            同事請假，我如何做好代理人？         
            


         		
        
        
        
        
          發(fā)表時間：2008/12/17    瀏覽 1503 次
        
        
        
         
          同事請假3天，身為代理人的我，應該替他處理所有事情嗎？如果遇到我不清楚的狀況該怎么辦？又如何不影響自己的工作進度？ 
        　　上班族偶而會請假，也都會遇到同事請假的時候，無論請假的理由是什么，一樣都得面臨工作代理問題。由于代理人通常需負起請假人請假期間的所有責任，因此為了避免日后發(fā)生過失時的責任歸屬問題，對請假人以及代理人雙方而言，有以下幾個原則需要特別注意。

        　　代理人的3要1不原則 

        　　當有同事請假，無論你是公司規(guī)定的法定代理人，或同事私下請求幫忙，為了保護自己，同時讓工作更加順暢，可以參考以下的3要1不原則：

        　　1.要有書面的工作交接內(nèi)容：在現(xiàn)今講求專業(yè)分工的工作環(huán)境中，每個人不盡然都清楚了解同事的工作內(nèi)容，更別說是細項的工作進度，若要求代理人自行判斷工作代理范圍將會非常困難且危險。因此，當上班族被通知為同事請假代理人時，第一件事就是要求請假人詳細寫下請假期間原訂的工作內(nèi)容與處理方式，然后坐下來和請假同事一項一項討論確認，并可提出假設(shè)性問題，以防有臨時狀況發(fā)生。

        　　2.要共同確認公司內(nèi)部可用資源：確認工作內(nèi)容時，或許請假人會主動建議，當有緊急狀況發(fā)生時可以尋求公司內(nèi)部其它人的協(xié)助。這時代理人應該立即偕同請假人與第三人確認，以防止日后真的發(fā)生問題想尋求其它同事協(xié)助時，同事不清楚狀況或推說沒接到通知。

        　　3.要讓共同主管掌握狀況：讓主管清楚知道誰要請假、誰是代理人。除了讓主管知道該找誰負責，如果代理人在交接后認為，代理工作量有可能影響本身的工作進度，也應該事前向主管反映，請主管指派另一個共同代理人分擔工作。

        　　另外代理人需要特別注意的是，有些辦公室老鳥會因為事先知道隔天將有麻煩事，因此故意請假閃掉責任，并委請其它菜鳥同事代理。為了避免類似背黑鍋的事情發(fā)生，倘若職場新鮮人發(fā)現(xiàn)代理的職務實在與本身經(jīng)驗相差甚遠，就應該以「很抱歉，我對于你的業(yè)務不熟」，勇敢拒絕并請他求助其它同事。

        　　當遇到緊急突發(fā)狀況時…… 

        　　當上班族在代理職務期間遇到交接清單以外的突發(fā)狀況，首先應該坦白向客戶表明，由于原本負責同事請假，由你暫時代理職務，請客戶寬限一點時間讓你尋求協(xié)助，以順利解決客戶問題。其次，則是要立即與請假同事聯(lián)絡告知狀況。由于請假人最了解情況，因此或許他會直接提供有效的解決方案，或許他會直接與客戶聯(lián)系，由他接手解決。

        　　需要注意的是，即使最后是由請假同事接手解決，代理人也應follow up最后的狀況，再次聯(lián)絡客戶確認問題已獲解決。畢竟代理人需負起請假期間的責任，倘若請假同事說好要自己解決卻沒有聯(lián)絡客戶，日后倒霉的還是代理人。

        　　要請假找不到代理人怎么辦？

        　　對想要請假的上班族來說，即使公司有明確的代理人制度，也應負起責任主動寫下詳細的工作事項。此外，對于代理同事的態(tài)度也應該是虛心請人幫忙，而非抱持著「公司規(guī)定他是代理人，他就得負責」的心態(tài)，否則代理同事在心不甘情不愿的情況下，極有可能草率處理你的事情。

        　　然而如果遇到根本找不到代理人的情形又該怎么辦？

        　　這個問題分為2種情形，一種是因為整個團隊的運作已經(jīng)出了問題，另一種則是請假當事人本身的問題。無論是哪一種情況，當請假人發(fā)現(xiàn)找不到代理人時，都應該立即向主管反映，并由主管出面解決問題。請假人應避免在找不到代理人的情況下仍徑行請假，請假期間出了問題后果將更加嚴重。

        　　對主管而言，則是應該深入了解團隊成員為何拒絕代理其它人的職務，因為這個征候表示團隊成員之間的互相扶持與分擔成敗的信念已經(jīng)消失。倘若只是因為請假同事個人人緣不好，除了直接指派代理人之外，也應輔導該同事改善人際關(guān)系。        		
        
        
        
      
        
            		
  
        
  
         
    
  
        

          

        

        
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